POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

IDEADESK S.A.S.

Fecha de vigencia: 23 de agosto de 2025

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

IDEADESK S.A.S., sociedad legalmente constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901961936, con domicilio principal en Bogotá D.C., es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de sus canales físicos y digitales.

Datos de contacto:

Correo electrónico: soporte@ideadesk.com.co
Sitio web: www.ideadesk.com.co

IDEADESK actúa como responsable del tratamiento de los datos personales, conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.

2. OBJETO DE LA POLÍTICA

La presente política tiene como finalidad establecer los lineamientos bajo los cuales IDEADESK realiza el tratamiento, recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión o supresión de datos personales, garantizando el derecho constitucional de habeas data de los titulares.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta política aplica a todas las bases de datos personales administradas por IDEADESK, incluyendo información de:

  • Clientes

  • Usuarios del sitio web

  • Proveedores

  • Aliados comerciales

  • Empleados y candidatos

  • Visitantes del sitio web

  • Personas que interactúen con la empresa por cualquier medio

El tratamiento podrá realizarse mediante medios físicos, digitales, electrónicos o automatizados.

4. DEFINICIONES

Para efectos de esta política se adoptan las siguientes definiciones:

Dato personal:
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable.

Tratamiento:
Cualquier operación realizada sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Titular:
Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Responsable del tratamiento:
Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Encargado del tratamiento:
Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.

Autorización:
Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para el tratamiento de sus datos personales.

5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

IDEADESK aplicará los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:

Legalidad:
El tratamiento se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables.

Finalidad:
Los datos serán recolectados para fines específicos, legítimos e informados al titular.

Libertad:
El tratamiento solo podrá ejercerse con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo excepciones legales.

Veracidad o calidad:
Los datos deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados y comprobables.

Seguridad:
Se implementarán medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información.

Confidencialidad:
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos están obligadas a garantizar la reserva de la información.

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Los datos personales recolectados por IDEADESK podrán ser utilizados para las siguientes finalidades:

  • Procesar compras, pedidos y transacciones realizadas a través del sitio web.

  • Gestionar pagos, facturación, envíos y entregas de productos.

  • Atender solicitudes, consultas, reclamos, garantías o PQRS.

  • Mantener comunicación con clientes, usuarios y proveedores.

  • Enviar información comercial, promociones, campañas publicitarias o novedades.

  • Realizar análisis estadísticos, estudios de mercado y mejora del servicio.

  • Cumplir obligaciones legales, contables, fiscales y contractuales.

  • Prevenir fraude, actividades ilícitas o uso indebido de la plataforma.

  • Gestionar procesos administrativos internos.

IDEADESK podrá compartir datos personales con proveedores logísticos, pasarelas de pago, aliados comerciales o proveedores tecnológicos, cuando sea necesario para la ejecución de los servicios contratados.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

De acuerdo con la normativa vigente, los titulares tienen derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.

  • Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos.

  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios legales.

  • Acceder gratuitamente a sus datos personales.

8. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante solicitud enviada al correo:

soporte@ideadesk.com.co

La solicitud deberá contener:

  • Nombre completo del titular

  • Tipo y número de documento

  • Descripción de la solicitud

  • Datos de contacto para la respuesta

Consultas

Serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción.

Cuando no sea posible responder dentro de dicho término, se informará al solicitante indicando los motivos y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

Los reclamos serán atendidos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles.

Si el reclamo está incompleto, se requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane la información.

9. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

IDEADESK solicitará la autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales mediante:

  • Formularios físicos

  • Formularios digitales

  • Aceptación en el sitio web

  • Correos electrónicos

  • Medios electrónicos o tecnológicos equivalentes

El titular podrá revocar la autorización en cualquier momento conforme a la ley.

10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

IDEADESK adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra:

  • acceso no autorizado

  • pérdida de información

  • alteración

  • uso fraudulento

  • destrucción

No obstante, el titular reconoce que ningún sistema de seguridad es completamente infalible y que la transmisión de información a través de internet puede implicar riesgos inherentes.

11. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

IDEADESK podrá transmitir o transferir datos personales a terceros ubicados dentro o fuera del país cuando sea necesario para:

  • prestación de servicios tecnológicos

  • logística y transporte

  • procesamiento de pagos

  • almacenamiento en la nube

  • cumplimiento de obligaciones contractuales o legales

En estos casos, se garantizará que los terceros cumplan con estándares adecuados de protección de datos.

12. VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia el 23 de agosto de 2025.

Los datos personales serán tratados durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades descritas en esta política o mientras exista una obligación legal o contractual.

IDEADESK se reserva el derecho de modificar o actualizar esta política en cualquier momento, informando a los titulares mediante su sitio web:

www.ideadesk.com.co