POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Fecha de vigencia: 1 de enero del 2024

1. IDENTIFICACIÓN Y OBJETO

La presente política aplica a IDEADESK S.A.S., identificada con NIT 901961936 domiciliada en Bogotá, Colombia, correo electrónico: soporte@ideadesk.com.co, sitio web: www.ideadesk.com.co y número de contacto:3133983162. En adelante, “IDEADESK”, “la Compañía” o “nosotros”.

Esta Política tiene como propósito:

  • Informar sobre la recolección, uso, almacenamiento, protección y tratamiento de datos personales.

  • Promover el ejercicio de los derechos de los titulares conforme a la Ley 1581 de 2012 y el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.

  • Indicar el área responsable de la atención de peticiones, consultas o reclamos relacionados con los datos personales.

  • Establecer los procedimientos disponibles para ejercer tales derechos.

2. INFORMACIÓN QUE RECOPILAMOS

Recopilamos información personal de nuestros clientes, usuarios, empleados, proveedores y aliados estratégicos de manera voluntaria, con autorización previa. Esta información incluye, pero no se limita a:

2.1 Datos de usuarios y clientes

Nombre, cédula/NIT, cargo, dirección, teléfono, correo electrónico.
Información de acceso (usuarios, contraseñas, roles).
Historial de navegación e interacciones en la plataforma.

2.2 Datos financieros y de facturación

Información bancaria, métodos de pago, historial de transacciones, impuestos y retenciones.

2.3 Datos comerciales y operacionales

Pedidos, cotizaciones, proveedores, inventarios, logística de envíos, contratos y órdenes de compra.

2.4 Datos contables y financieros

Balances, flujo de caja, proyecciones y reportes financieros.

2.5 Datos de recursos humanos

Información de empleados, nómina, asistencias, evaluaciones y seguridad social.

2.6 Datos de marketing y CRM

Segmentación de clientes, historial de compras, interacciones, campañas, tasa de conversión.

2.7 Datos de soporte y servicio al cliente

Chats, correos, llamadas, solicitudes de soporte, reclamos y soluciones.

2.8 Datos recolectados automáticamente

Dirección IP, navegador, ubicación, sistema operativo, comportamiento de navegación y cookies.

3. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Tratamos los datos para:

  • Brindar una experiencia personalizada en nuestra plataforma.

  • Gestionar ventas, pagos, inventarios, envíos y atención al cliente.

  • Cumplir con obligaciones legales, contables y fiscales.

  • Realizar análisis estadísticos, mejoras en el servicio y campañas de marketing.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a:

  • Acceder a su información personal.

  • Rectificar datos incorrectos o desactualizados.

  • Cancelar (suprimir) sus datos cuando ya no sean necesarios.

  • Oponerse al uso de sus datos para ciertos fines.

  • Revocar el consentimiento otorgado previamente.

5. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS

Los titulares pueden ejercer sus derechos mediante:

Consultas: Se atienden en un plazo máximo de 10 días hábiles.
Reclamos: Deben presentarse por correo a soporte@ideadesk.com.co, incluyendo:

  • Nombre, número de identificación y medio para recibir respuesta.

  • Descripción clara del reclamo.

  • Documentación que respalde la solicitud.

Si el reclamo está incompleto, solicitaremos corregirlo en un plazo de 5 días hábiles. La respuesta será emitida en máximo 15 días hábiles tras la recepción.

6. RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

El titular podrá solicitar la corrección, actualización o eliminación de sus datos en cualquier momento, siempre que no exista una obligación legal o contractual que lo impida.

7. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

El titular puede revocar su autorización de manera total o parcial, según corresponda, mediante solicitud al correo soporte@ideadesk.com.co.

8. COMPARTICIÓN DE DATOS PERSONALES

IDEADESK podrá compartir datos personales con:

  • Aliados estratégicos, proveedores logísticos, pasarelas de pago, plataformas de rastreo y herramientas de marketing digital.

  • Entidades gubernamentales cuando sea requerido por ley.

  • Terceros autorizados para la prestación de servicios contratados, garantizando el cumplimiento de esta política.

9. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Implementamos medidas técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos:

Técnicas: Cifrado, contraseñas seguras, backups, antivirus.
Administrativas: Capacitación del personal, políticas de acceso, auditorías.
Físicas: Control de accesos, almacenamiento seguro.

10. POLÍTICA DE COOKIES

Utilizamos cookies para mejorar tu experiencia, personalizar contenidos y analizar el tráfico. Puedes gestionar tus preferencias desde tu navegador. Para más información sobre cookies y cómo deshabilitarlas, visita el sitio especializado en configuración de cookies o consulta el aviso dentro de nuestro sitio web.

11. PERÍODO DE RETENCIÓN DE DATOS

Los datos personales serán almacenados mientras exista una relación vigente con el titular o mientras sean necesarios para cumplir con las finalidades descritas o requerimientos legales.

12. ACTUALIZACIONES DE ESTA POLÍTICA

IDEADESK se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Cualquier cambio será publicado en www.ideadesk.com.co.

13. CONTACTO

  • Correo: soporte@ideadesk.com.co

  • Teléfono: [número oficial de servicio al cliente]

  • Dirección: [dirección comercial de la empresa, si aplica]

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